Mengolah data menjadi Informasi

Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru.

Di dalam pengolahan data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi :

a. Orginating-Recording (Pencatatan)

Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.

b. Classifiying (Klasifikasi)

Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan

c. Sorting (Penyusunan)

Setelah data–data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan menurut kode klasifikasinya

d. Calculating (Perhitungan)

Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan– perhitungan atau disebut Calculating

e. Summarizing (Penyusunan Laporan)

Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi

f. Storing (Penyimpanan)

Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen

g. Retrieving (Pencarian)

Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer

h. Communicating (Komunikasi )

Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi

i. Reproducing (Penggandaan )

Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin photocopy, disk, magnetic tape

Data dan informasi

Dalam kehidupan ini, kita sering bergelut dengan data dan informasi.sebagai salah satu contoh ramalan cuaca yang sering kita dengar setiap hari di acara berita.

Menurut berbagai pandangan data dan informasi memiliki hubungan yang erat seperti sistem database yang saling berhubungan, maka dapat disimpulkan data adalah :

• fakta berupa angka, karakter, symbol, gambar, tanda-tanda, isyarat, tulisan, suara, bunyi yang merepresentasikan keadaan sebenarnya yang selanjutnya digunakan sebagai masukan suatu Sistem Informasi.
• deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face).
• kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata
• bahan yang akan diolah/diproses berupa angka-angka, huruf-huruf, symbol-simbol, kata-kata yang akan menunjukkan situasi dan lain lain yang berdiri sendiri

Sedangkan informasi adalah :

• data hasil pengolahan Sistem Informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
• hasil proses atau hasil pengolahan data meliputi : Hasil gabungan, hasil analisa, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan system informasi komputerisasi
• segala sesuatu yang ditampilkan oleh komputer dalam sebuah media penampil tersebut diatas, biasanya sebagai hasil dari sebuah proses komputasi.
• fakta tersirat yang muncul dalam benak teknisi itu sesudah mencermati dan mengolahnya dengan tertib, berdasarkan model yang diyakini sebagai hal yang benar ada dalam keseluruhan persoalan tersebut